יש סיבה שהפקת אירועים זה מקצוע ותחום שלם. כל מי שלא מגיע מהתחום, וניסה אי פעם להפיק אירוע בכל קנה מידה, אפילו אירוע משפחתי, יודע שזה לא דבר פשוט לביצוע. כדי שהכול יתיישב כמו שצריך, ללא טעויות, והאירוע יהיה מוצלח באמת, צריך חברה מפיקת אירועים מקצועית.
שתי המילים הללו, הפקת אירועים, מחזיקות מאחוריהן צבא של אנשי מקצוע, רשימות אינסופיות של פרטים קטנים, וניסיון שנים שמאפשר פתרונות לוגיסטיים, לעיתים בזמן אמת, כדי להציל את המצב. אז אם אתם רוצים להפיק אירוע ברמה, משהו שיעשה את העבודה וישאיר אחריו חותם, בבקשה, אל תנסו לעשות את זה לבד. זה פשוט בזבוז משאבים שיוביל אתכם לתסכול.
איך זה עובד?
חברה מפיקת אירועים עובדת בצורה מסודרת על בסיס ההבנה של שלבי ההפקה השונים, שלב הייעוץ ובניית התוכנית, שלב הליווי ביצירת התוכנית והשלב האחרון של ניהול האירוע בזמן אמת. כל שלב דורש תשומת לב שונה, מחשבה אחרת, וכלים אחרים בכדי להביאו לידי ביטוי בצורה הטובה ביותר. אם השלבים הללו נעשים בצורה קפדנית, אין כל סיבה שהאירוע שלכם לא יצליח, וכשאנחנו מדברים על הצלחה, אנחנו מתכוונים לכך שהמטרות שהוגדרו בשלב הייעוץ הראשוני הובאו לידי ביטוי בצורתם השלמה והמלאה, לשביעות רצון הלקוח, בשלב האחרון – האירוע עצמו.
שלבים אלו זהים בין אם מדובר באירוע קטן יחסית כמו סדנה או אפילו חתונה, ובין אם מדובר באירוע חברה ענק כמו השקת מוצר או פתיחת סניף, מעשרות משתתפים ועד אלפי משתתפים. השלבים הללו חיוניים להפקת אירוע בישראל כמו גם בהפקת אירועים בחו"ל.
במילים אחרות, בניה נכונה של האירוע מהתכנון ועד הוצאתו לפועל הם מלאכת מחשבת שמושתתת על ניסיון וידע בתחום. כאשר כל המהלכים הללו נבנים בהדרגתיות ובמחשבה תחילה, האירוע שלכם הולך להיות מדויק ויוצא דופן, ממש כפי שאתם מדמיינים אותו.
כאשר עובדים בצורה מסודרת לפי תוכנית סדורה, היתרונות ברורים:
- המטרה מכתיבה את המהלכים וניתן לבחון כל שלב לאורה
- הסדר הטוב שומר עלינו מאובדן משאבים של זמן וכסף
- יש לאן לחזור כדי לשנות ולהתאים דברים במידת הצורך
- ישנה למידה עם ערכים נוספים שיתבטאו מעבר לאירוע
הפקת אירועים עסקיים ופרטיים כאחד
אירוע זה אירוע, וההבדלים בין אירועים קטנים ופרטיים או ענקיים ועסקיים נמצאים רק בתוכן. הסדר הטוב חייב להישמר והמבנה חייב להיות בסיס איתן בכל אירוע, ללא קשר לגודל שלו. הפקת אירועים פרטיים זה לרוב אומנם בסדר גודל נח יותר לניהול, אך אל תשכחו שדווקא קהל קטן דורש תשומת לב אישית יותר, ויכול לאתגר ברמת האירוע עצמו, כאשר קהל גדול מורגל ב"גסות" יחסית (חישבו על אירועי ענק ציבוריים) שקהל קטן ואינטימי לא יקבל.
בשביל לדעת איפה גבולות הגזרה והיכן בריא לעבוד אתם חייבים מפיקת אירועים מקצועית שתעשה לכם סדר ברעיון, ותוביל אותו מן הכוח אל הפועל.
