מארגני אירועים מקצועיים הן אנשים שנוטים לשלוט בכל הפרטים. הם יודעים להפוך כל אירוע לחוויה מושלמת ומביאים איתם ניסיון, ראיה רחבה ויצירתיות. הם יכולים להציג תיק עבודות מרשים אבל האמת היא שגם מארגני האירועים אנושיים ולכן יכולים לעתים ליפול למלכודות שעלולות להרוס את כל האירוע.
טעות אחת קטנה בתכנון עלולה לגרום לאי נוחות של האורחים ואפילו לגרום להם לעזוב מוקדם. טעויות בתכנון הן סוד שרבים נמנעים מלדבר, אך דווקא הבנת הקשיים ונקודות החולשה יכולה לעזור להימנע מהן. במאמר זה ריכזנו את הטעויות הסודיות שעלולות להרוס את כל מאמצי האירוע והכי חשוב, איך אפשר להימנע מהן.
בשיתור חברת פרוצ'י peruchi.com
קונספט לא בשל
אחת הטעויות בארגון אירוע היא היעדר קונספט ברור ומוגדר. כלומר, אין כיוון ורעיון מרכזי שמוביל את האירוע מהתחלתו ועד סופו. טעות שכזו יכולה להוביל לכך שהאורחים מגיעים לאירוע והם פשוט מרגישים חלק ממפגש נוסף רגיל ולא אירוע ייחודי ומעורר השראה.
אפשר להימנע מטעות זו בקלות. כל שיש לעשות הוא להקדיש זמן לתכנון ולבחור מראש את הקונספט של האירוע. בהתאם יש לבחור את כל הפעילויות, המיקום ואפילו האוכל והמוזיקה. הקונספט יכול להיות נושא שמספר סיפור, להיות בהשראה תרבותית ולשלב חוויה אינטראקטיבית. הכנת קונספט ייחודי יוצרת אירוע בלתי נשכח.
בחירת מקום שאינו מתאים
זוהי טעות שיכולה להיות קריטית. בבחירת מקום האירוע יש להתחשב בגודל של המקום לעומת כמות המשתתפים שצפויים להגיע, ביכולת שלהם להגיע לאזור בנוחות וכן לבחור מקום שיכול להתאים לסגנון האירוע וכל המרכיבים שיהיו במהלכו.
הדרך להימנע מטעות זו היא קודם כל להבין מהי הקהל שצפוי להגיע ולהעריך את מספר המשתתפים. יש לתכנן באופן כללי את האירוע כדי להבין האם יש צורך במרכיבים מיוחדים כמו מחיצות, חדרים, במה ועוד. בהתאם יש לבחור את האולם.
תכנון לוגיסטי מסובך
בכל אירוע יש לתאם בין כל נותני השירות. ישנם ספקים שונים שצריכים להגיע בשעה מסוימת ולעתים יש צורך בחניה וגישה מתאימה. חשוב מאד שנותני השירות ידעו מתי הם מגיעים, לאן, שהם יעבירו דרישות מיוחדות אם יש להם ולוודא כי הם יכולים לספק את השירות במקום בלי בעיה. כל תקלה לוגיסטית יכולה לגרום לעיכובים, חוסר סדר ולפגוע בחוויה הכללית של האירוע.
הדרך למנוע את הטעות היא לעבוד עם תוכנית לוגיסטית מפורטת, לוודא כי ישנו גורם מתאם שתפקידו להיות בקשר עם כל הגורמים המעורבים ויום לפני לברר שוב כי כל נותני השירות יודעים לאן להגיע ובאיזו שעה. גם שילוט, לאורחים ולנותני השירות יכול לעזור ולכוון אותם להגיע למקום הנכון.
הזנחת התאורה, האקוסטיקה והמוזיקה
תאורה לא מתאימה במהלך האירוע ואקוסטיקה ירודה עלולים לפגוע בחוויה הכללית ולהשפיע על היכולת להבין את התכנים השונים. ברגע שהאירוע מתקיים במקום סגור, יש לבחון את התאורה ולוודא שהיא לא חלשה וגם לא חזקה ומסנוורת. התאורה מלווה את האירוע ולא להפך. בנוגע לאקוסטיקה, חשוב מאד שאנשים יוכלו לדבר, שלא יהיו רעשים לא נעימים ושאפשר יהיה לשמוע את הפעילות המרכזית.
הדרך להימנע מטעות זו היא לבחון את מערכות ההגברה והתאורה מבעוד מועד. יש לבדוק באולם איזה ציוד הוא יכול לספק ולבדוק שישנו איש מקצוע שיוכל להיות זמין בכל מקרה של בעיה. כמו כן, בהנחה שישנה פעילות מרכזית ודוברים, חשוב מאד לוודא מראש כי ישנם כל הפריטים הנחוצים להפעלה רציפה ונוחה. אם המקום לא מספק מערכות שונות ניתן לתאם נותן שירות שיספק אותם.
התעלמות מהפרטים הקטנים שעושים את ההבדל
אירוע מוצלח הוא תוצאה של רעיון, יישום והתייחסות לפרטים הקטנים ביותר. קל יותר לראות את התמונה הגדולה, לחשוב על המיקום, החניה והמשתתפים, אך בזמן שכל אלו חשובים מאד, יש לחשוב גם על החוויה הכוללת. למשל הוספת תחנת טעינה למכשירים הניידים, הקפדה על אזורי מנוחה נוחים, בדיקה כי תתבצע תחזוקת שירותים, הם חלק מהדברים שהמוזמנים יצפו להם.
הדרך להימנע מטעות זו היא להכין רשימה של כל הפריטים שיכולים להשפיע על הנוחות ועל רווחת המשתתפים. בשיחה עם המקום בו מתקיים האירוע ניתן לברר מה יעמוד לרשות הקהל ומה יש להביא מבחוץ. בנוסף לכך יש להקפיד שיהיה מנהל אירוע שיבדוק שהכול עובד בהתאם לתכנון.
